Assistent/in Rechtsberatung/Prozessführung (80-100%)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir nach Vereinbarung eine engagierte Persönlichkeit als

Ihre Aufgaben

Als Assistent/in der Rechtsberatung/Prozessführung leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur strukturierten Arbeitsweise der Organisationseinheit. Mit Ihrer Genauigkeit und Ihrem Organisationstalent stellen Sie sicher, dass das operative Tagesgeschäft reibungslos abläuft.

Ihr Aufgabengebiet:

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Mitarbeitenden der Rechtsabteilung
• Professionelles Management von telefonischen und schriftlichen Anfragen inkl. Abklärungen, Nachverfolgung und Qualitätssicherung
• Selbstständige Führung der allgemeinen Korrespondenz
• Administrative Bewirtschaftung der Mandate (Erfassung, Pflege, Nachführung und Abschluss)
• Erstellung von Debitorenrechnungen an Kundinnen und Kunden sowie deren administrative Nachbearbeitung
• Kontrolle und Weiterleitung von Kreditorenrechnungen
• Erstellung von Reports und Auswertungen
• Administrative Unterstützung bei Akquisitionsaktivitäten
• Durchführung von Controlling-Aufgaben im Bereich Mitarbeiterabsenzen
• Vorbereitung, Koordination und Nachbearbeitung von Teamsitzungen inkl. Protokollführungen
• Strukturierte Führung und Pflege der zentralen Weisungen (HEV, Hauseigentümer, etc.)
• Reporting-Aufgaben wie Auftragsverteilung (Weiterleitung), Terminkontrolle, Rückmeldungen sowie Stichprobenkontrolle
• Bestellung von Büromaterial und Fachartikeln
• Kontrolle von Mahnungen
• Bewirtschaftung und Pflege der Adress- und Kundendatenbank der Rechtsabteilung
• Übernahme von Spezialaufgaben (z.B. Key-User-Funktion für Systeme, Prozesse, etc.)
• Einführung und Begleitung neuer Mitarbeitender innerhalb des Rechtssekretariats
• Betreuung und Instruktion der Auszubildenden während deren Ausbildungs-Stages in der Rechtsabteilung

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung

• Berufserfahrung als Assistent/in einer Rechtsabteilung, vorzugsweise im Immobilienrecht
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook)
• Anwenderkenntnisse der Software Winjur sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein im Fristen- und Terminkontrollwesen sowie sehr hohe Zuverlässigkeit bei deren Einhaltung
• Sehr gute administrative und organisatorische Fähigkeiten mit hoher Selbstständigkeit
• Hohe Genauigkeit, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung
• Stilsichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• Engagierte, teamorientierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit selbstständiger Arbeitsweise

Wir bieten Ihnen

• Eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und spannende Tätigkeit
• Selbständiges Arbeiten
• Die Zusammenarbeit in einem erfahrenen, dynamischen und motivierten Team
• Attraktive Anstellungsbedingungen
• Ein kollegiales Arbeitsumfeld in einem erfolgreichen Unternehmen
• Moderner Arbeitsplatz und Infrastruktur

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen.